Come far sì che i colleghi leggano la vostra email

Come fare perché le proprie email siano lette e non vengano perse nel mare magnum? Qui qualche piccolo suggerimento per attirare l’attenzioneAttenzione al tono Dritti al punto La punteggiatura aiuta Incuriosire con un oggetto dell’e-mail originale Empatia (scritta) Rispetto dei tempi altrui Sul New York Times è uscito un lungo articolo di Aaron Orendorff , vicepresidente del marketing di Common Thread Collective , che per oltre un decennio ha insegnato agli studenti universitari come comunicare in contesti professionali. «Ogni lezione», racconta lui, «parte con la stessa frase, una tesi assoluta: nessuno morirà dalla voglia di leggere tutto quello che gli mandate per questioni di lavoro». Niente di personale, è che siamo davvero inondati dalle email e ormai si legge in diagonale e non sempre volentieri. Ciò detto farsi leggere è importante e il non ricevere risposta è – ammettiamolo – sconfortante.

Così rubiamo a lui, che ne ha studiato, qualche prezioso consiglio.

Non scrivete troppo spesso

La prima regola consigliata da Aaron Orendorff è quella di scrivere di rado, solo quando è necessario, quando si ha davvero qualcosa da dire. È lui a citare Robert Cialdini, professore emerito di Psicologia alla Arizona State University e autore di Influence: The Psychology of Persuasion che spiega il «cosiddetto principio di scarsità: le persone vogliono di più ciò di cui possono avere di meno. Le cose rare, scarse, che si riducono nella disponibilità diventano più attraenti come conseguenza del valore percepito». Banale, ma sempre aihnoi efficace.

Usate poche parole

Poi c’è la brevità, un’altra cosa importante: «La brevità», ha scritto Shakespeare, «è l’anima dell’ingegno». Ma Aaron Orendorff ricora anche Mark Twain: «Non ho avuto il tempo di scrivere una breve lettera. Quindi ne ho scritto uno lungo». Anche per le email vale il «less is more». Meglio essere coincisi: nessuno ha tempo da perdere.

Sfruttate l’oggetto delle email

La riga dell’oggetto è fondamentale: è una guida importante e far capire l’argomento e l’urgenza può svegliare l’attenzione.

Ascoltate di più, parlate meno

Isolare le domande senza perdersi in verbose spiegazioni aumenta le probabilità che vi vengano date risposte. Magari se la domanda implica un coinvolgimento di chi la legge, può darsi che appunto il destinatario si senta chiamato a rispondere.

Invertire l’ordine: mettete in cima ciò di cui avete bisogno

Di solito, prima di chiedere qualcosa, ci hanno insegnato che ci vuole un «ciao come stai», «spero che la tua famiglia stia bene», eccetera eccetera, prima di arrivare al dunque, insomma, si tende a fare grandi preamboli. Bene: cercate invece di andare subito al dunque, portate in alto la richiesta, anziché lasciarla in fondo, farà la differenza.

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